مفهوم السكرتارية من المفاهيم الرئيسية والهامة في بيئة العمل، فهي من الأدوار التي لها مكانة مميزة في جميع المؤسسات وخاصة في الوقت الحالي نظرًا لزيادة مهام الرؤساء وكثرة الضغوط عليهم، فهي تساعدهم وتخفف الدور عنهم؛ لذا فهي تعد بمثابة حجر الزاوية في العمل، وللتعرف أكثر عن ماهيتها وأدوراها وخصائصها. تعريف مفهوم السكرتارية يمكن تعرفيها بأنها مجموعة من المهام الوظيفية التي تسهل العمل على الرؤساء وتساعدهم في أداء المهام المختلفة. وبتوضيح كلمة سكرتارية تفصيليًا وجد أنها وتعني السر حيث أن سكرتارية معربة من الكلمة الأصلية Secret اشتقت من Secretary: وذلك يشير إلى أهمية هذه الوظيفة فتكمن في: توفير الخدمات التي تساعد الرؤساء في بيئة العمل. تنظيم كل الأعمال وحفظ كافة المعلومات السرية. المهارات الإدارية الفعالة للسكرتارية التنفيذية ومدراء المكاتب. التنسيق والربط بين الأعمال. متابعة كافة الوثائق والمستندات. مفهوم السكرتارية التنفيذية مفهوم السكرتارية تعرف على: صفات السكرتير الناجح وأبرز 5 مهام للسكرتير التنفيذي السكرتارية التنفيذية هي أساس الوظائف الإدارية؛ لذلك فهي تعتبر الأٌقرب لأصحاب الأعمال فهي تعمل على أداء معظم المهام مثل إدارة الأنشطة والأعمال التجارية والدعم الإداري للمستويات العليا ويعتبر من أبرز مهامها أيضًا: إعدادهم للتقارير عن طريق القيام بإعداد الخطابات والبيانات وتنظيم الإجتماعات والمواعيد.
إتمام كل العمليات المكتبية الخاصة بتنظيم العمل وإدارته من خلال الأنظمة التكنولوجية الحديثة التي تساعد على إتمام هذه العمليات بكل دقة. متابعة حركة البريد اليومي المرسل إلى الشركة والعكس. استقبال الموظفين والعملاء المتعاملين مع شركة وترتيب جدول اللقاءات بينهم وبين المدراء. بواسطة: Asmaa Majeed مقالات ذات صلة
تعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والجوهرية في الهيكل الإداري للشركات والمؤسسات، ويسمى الشخص الذي يقوم بمساعدة المدير في أداء ومتابعة وتنظيم العمل بـ (السكرتير أو السكرتيرة)، ومن متطلبات القيام بهذه الوظيفة أن يكون السكرتير حاصلاً على شهادة دراسية أو دورة في أعمال السكرتارية التنفيذية، وذلك للقيام بالأعمال المكتبية بدقة وتركيز في الإنجاز، ويهتم السكرتير في تسجيل المعلومات، وكتم أسرار المدير والعمل، وفي متابعة إنجاز الأعمال الإدارية والمكتبية بشكل منظم ودقيق، مما يساهم في تقدم سير العمل وتوفير الوقت والجهد في الإنتاج، وسنقدم مهام السكرتارية التنفيذية خلال هذا المقال. واجبات السكرتير التنفيذي: الأعمال البريدية من استلام البريد اليومي وفرزه، والعمل على أخذ صور من البريد، ومن ثم عرضه على المدير المسؤول، ليقوم المدير بتوجيه البريد للموظفين وتوزيعه عليهم حسب اختصاص كل واحد منهم، والقيام بحفظ البريد، وتسجيل البريد الوارد والصادر. العمل على متابعة الاتصالات الهاتفية: يهتم السكرتير التنفيذي في القيام بإعداد دليل يدّون به العناوين والهواتف الخاصة بالعمل من الشركات والعملاء، ويتابع الاتصالات الهاتفية التي ترد للمكتب، والتعرف على الجهة المتصلة والسؤال عن الغاية من الاتصال لتقديم الخدمة للمتصل، وفي حال كان الاتصال للمدير يقوم السكرتير بتحويل الاتصال إلى المدير أو إلى الموظف المختص، وفي حال قدوم مكالمات هاتفية خلال غياب المدير، على السكرتير تدوين تلك الاتصالات سواء من المتصل والموضوع، وأخذ الملاحظات اللازمة لاطلاع المدير عليها حال حضوره عليها.
إصدار هويات الطلبة ولكافة المراحل …وللدراستين الصباحية والمسائية. إصدار تأييدات استمرار الطلبة بالدوام الرسمي وحسب الجهات التي يطلب عنوانها الطلبة. الإجابة عن الكتب الرسمية التي ترد الى شعبة التسجيل من الوزارة ورئاسة الجامعة والدوائر. الإجابة عن الاستفسارات التي توجه الى شعبة التسجيل من رئاسة الجامعة وكافة كافة أقسام الكلية. تدقيق وثائق الطلبة المقبولين للدراسة الإعدادية ومطابقتها مع مركز الوزارة وكذلك بيان صحة صدور كشفالدرجات للطلبة المنقولين الى الكلية. مفاتحة أقسام الكلية وكل حسب اختصاصه للاستفسار عن الية تطبيق التعليمات والضوابط التي ترد الىالشعبة من قسم شؤون الطلبة. التواصل مع قسم شؤون الطلبة في الجامعة والاستفسار الدوري عن إجابات الكتب والمداولة لضمان عدم حدوث تقاطع في العمل. متابعة القبول وتسجيل الطلبة وتوثيق المعلومات الخاصة بالطلبة ( القبول المركزي – نقل من والى الكلية – استضافة – ترقين قيد – اعادة الى مقاعد الدراسة – اجازات مرضية – مباشرة – تأجيل سنة دراسية – اعتراضات – نقل م اعلى الى ادنى – نقل أبناء الأساتذة- قبول ذوي الشهداء والقبول المباشر في الدراسات المسائية. جرد البيانات والإحصاءات الخاصة بالطلبة الناجحين والراسبين ونسب النجاح والطلبة الاوائل.
إصدار وثائق التخرج للطلبة الخريجين وحسب الضوابط وللدراستين الصباحية والمسائية.
شاهد أيضًا: الفرق بين تاشيرة الخروج والعودة المفردة والمتعددة خطوات الاستعلام عن تأشيرة الذهاب والعودة برقم الجواز عبر منصة مقيم يمكن الاستعلام والاستفسار عن تأشيرة الذهاب والعودة، للمملكة العربية السعودية، بكل سهولة من خلال منصة مقيم الإلكترونية، وذلك عبر الخطوات التالية: تسجيل الدخول إلى منصة مقيم الإلكترونية " من هنا ". النقر على أيقونة الاستفسارات. اختيار الاستفسار عن التأشيرة. التأكد من خلال الرمز الظاهر على الشاشة. إدخال البيانات الأساسية ومنها: الاسم الكامل. تاريخ الميلاد. رقم جواز السفر. رقم التأشيرة. تاريخ انتهاء الإقامة. تاريخ انتهاء التأشيرة. النقر على أيقونة جواز السفر. كتابة رقم جواز السفر. تهر كافة المعلومات الخاصة بتأشيرة. خطوات الاستعلام عن تأشيرة الذهاب والعودة عبر منصة إنجاز يستطيع أي مواطن سعودي يرغب في السفر، الاستفسار عن كافة المعلومات المتعلقة بتأشيرة الذهاب والعودة، من خلال منصة إنجاز، بكل سهولة عبر الخطوات التالية: تسجيل الدخول إلى منصة إنجاز الإلكترونية " من هنا ". النقر على أيقونة الاستعلام. الضغط على الاستعلام عن تأشيرة ذهاب وعودة. كتابة البيانات الأساسية ومنها: الاسم بالكامل كتابة الرمز الظاهر على الشاشة.
بعد إضافة البيانات المطلوبة كلها نقوم بالضغط على أيقونة عرض، لتظهر التأشيرة على الشاشة مع كل البيانات والملفات التابعة لها، هنا يتأكد المستخدم ما إذا كانت التأشيرة منتهية الصلاحية أم لا، ومعرفة ما هو الوقت المتبقي من صلاحيتها. ويجب التنويه هنا أنه يستطيع المستعلم عن تأشيرة خروج وعودة أن يمدد صلاحية التاشيرة برقم الهوية وذلك عن طريق منصة أبشر كما يأتي: بعد الدخول لمنصة أبشر والضغط على الخيار أفراد من شريط الأدوات من على يمين الشاشة، ثم من قائمة خدمات نختار أيقونة تمديد التأشيرة أو تمديد الزيارة بحسب الحال. يقوم المستخدم بإدخال كافة البيانات المطلوبة بدقةٍ متناهية، وبعد الضغط على تأكيد سيتم تسجيل الطلب بكل مرونة وسهولة. مواضيع قد تهمك: أبشر الجوازات استعلام صلاحية الاقامة في السعودية وشروط تجديد اقامة وافد الاستعلام عن وافد للمملكة السعودية بطريقة بسيطة حسب اجراءات 2021 المصادر والمراجع: مقال " إصدار تأشيرة الخروج والعودة أو الخروج النهائي – أبشر " منشور في تمت مراجعته في 6/4/2021.
استعلام عن تأشيرة خروج وعودة وكيفية تمديد تأشيرة الخروج والعودة وشروطه ، الاستعلام عن صلاحية تأشيرة الخروج والعودة عبر أبشر أصبح الآن من الخدمات المتاحة للمقيمين في المملكة العربية السعودية ومن يستضيفهم والذي يعرف بالكفيل فقط تأكد من رقم الإقامة والمضيف رقم الهوية متاح واتبع الخطوات. تأشيرة الخروج والعودة هذه التأشيرة هي التي تحدد لكل وافد إلى المملكة العربية السعودية توقيت الدخول والخروج منها بشكل قانوني ، والآن يمكنهم التعرف على صلاحية التأشيرة إلكترونيًا لتسهيلهم ، حيث يحتاج الوافد والكفيل دائمًا إلى التأكد من خلال الاستفسار عن صلاحية تأشيرة الخروج والعودة بحيث لا تنتهي صلاحيتها ويتحملون أعباءهم. عواقب هذا الأمر ، لذلك من خلال منصة أبشر الإلكترونية التي أطلقتها وزارة الداخلية السعودية يمكنهم الاستفسار عن مدى صلاحيتها. من التأشيرة بأكثر من طريقة ؛ إما برقم الهوية أو رقم الإقامة. استعلام عن تأشيرة خروج وعودة كيفية الاستعلام عن صلاحية تأشيرة الخروج والعودة عبر منصة أبشر كيفية استخدام منصة إنجاز لتسهيل تصاريح الأحداث في المملكة العربية السعودية إلكترونيًا الاستعلام عن صلاحية تأشيرة الخروج والعودة من خلال أبشر مع رقم الإقامة تفصلك عدة خطوات بسيطة عن التحقق من صلاحية تأشيرتك ، وهي كالتالي: قم بتسجيل الدخول إلى منصة أبشر الإلكترونية.
اللهم هون برد الشتاء, 2024